Генеральный директор ООО “ИПИГАЗ” рассказывает как за два года удалось выстроить цифровую систему в организации деловых поездок, уйти от ручного управления расходами и перестать выдавать подотчетные средства сотрудникам.
Басалай Евгений Федорович, генеральный директор ООО “ИПИГАЗ” :
Обособленные подразделения ООО «ИПИГАЗ» расположены в 11 регионах России, а география проектов охватывает всю страну: мы работаем в каждом из 8 федеральных округов. Такая деятельность невозможна без регулярных командировок – обычно это от 50 до 100 поездок в месяц.
Два года назад мы приняли решение о необходимости оптимизировать затраты и сделать расходы на деловые поездки более прозрачными.
Мы отказались от агентств делового туризма и перешли на it-решение Smartway
Smartway – it-решение, заменяющее агентства делового туризма,
которое позволяет без посредников организовывать командировки
для среднего и крупного бизнеса.
Генеральный директор ООО «ИПИГАЗ» рассказывает: «В 2019 году в ИПИГАЗ работало более 250 сотрудников, мы стремительно росли. У нас были десятки проектов, каждый из которых требовал регулярного присутствия на площадке. Тогда организация командировок была реализована через выдачу подотчетных средств сотрудникам, чтобы они самостоятельно приобретали билеты и отели. Это удобный подход, если в организации мало командировок, но когда поездки каждый день, становятся понятны его минусы:
Во-первых, невозможность получения кэшбэка на организацию от авиакомпаний;
Во-вторых, отсутствие единой аналитики и управленческого учета затрат: все необходимо собирать вручную, ошибки неизбежны;
В-третьих, высокая нагрузка на бухгалтерию.
Мы не хотели отказываться от формата, когда сотрудник может самостоятельно выбрать наиболее подходящий вариант перелета и проживания. Практика показала, что этот подход и удобнее, и экономичнее: сотрудникам не приходится тратить время на переписку с агентством делового туризма, а компании не надо оплачивать время агентов. Мы изучили рынок и, в результате, остановились на платформе Smartway. Их условия были наиболее выгодными, а система – удобной.
Наши проекты находятся в самых разных точках страны. Чтобы планировать свои проектные объемы, необходимо отслеживать аналитику, в том числе и командировочных расходов. У нас не всегда хватало времени вручную собирать данные даже по всем поездкам, не говоря уже о каждом отдельном проекте.
Внутри личного кабинета можно выгружать аналитические данные в разных срезах: расходы по филиалам, отделам, периодам, направлениям, проектам, конкретному сотруднику. Эти данные помогают нам оптимизировать бюджет и строить релевантные прогнозы для будущих проектов.
Smartway входит в группу компаний «1С», что тоже положительно повлияло на возможности сервиса и помогло нам упростить бухгалтерский учет.
Мы не сразу подключили все обособленные подразделения ООО «ИПИГАЗ» к работе с сервисом, так как хотели протестировать инструменты и понять, насколько экономически выгодна абонентская плата за сервис. По нашим подсчетам, абонентская плата становится выгоднее агентства делового туризма уже с 20-ти командировок в месяц (напомню, у нас их около 70). Наше сотрудничество началось в 2019 году, а уже в 2020 мы подключили все филиалы к сервису, это стало большим шагом к цифровой трансформации внутренних процессов».
Сотрудники ООО «ИПИГАЗ» о работе с сервисом:
Баскакова Евгения Сергеевна, начальник отдела делопроизводства ООО "ИПИГАЗ":
"Мы категорически не хотели терять время своих специалистов на переписки с агентами, часами подбирать и согласовывать билеты и гостиницы. Сотрудники устали привязывать свои личные данные и информацию о банковских картах в разные приложения, переходить из одного приложения в другое в попытке состыковать время перелетов, трансферов и заселения в отели.
У Smartway есть собственное приложение, где можно выкупать билеты, бронировать отели и заказывать трансфер. Также можно настраивать сложные авиамаршруты, что бывает особенно актуально, учитывая географию наших поездок. При этом исчезла необходимость переходить в разные приложения, заново вводить данные и привязывать собственные карты. Оплата осуществляется с расчетного счета организации, все документы уже внутри личного кабинета, а интерфейс напоминает привычные всем нам сервисы. Таким образом, после подключения к онлайн-сервису Smartway мы сэкономили время и сохранили комфорт сотрудников».
Польщикова Ирина Александровна, главный бухгалтер ООО «ИПИГАЗ»:
"Учет командировочных расходов забирает много времени у бухгалтерии, так как многие данные необходимо вносить вручную, а закрывающие документы ждать от сотрудников или поставщиков услуг. Чтобы не расширять штат, нам было необходимо сократить время учета командировок на 30%.
После подключения к сервису Smartway мы настроили интеграцию с «1С», так как ведем учет именно в этой программе.
«Настройка интеграции» звучит сложно, в реальности это заняло не более 5 минут. Данные о билетах автоматически попадают в авансовый отчет в «1С» и бухгалтеру больше не нужно вносить информацию о каждом билете вручную. Внутри личного кабинета автоматически формируются закрывающие документы, мы не тратим время на переписки с поставщиками и ожидание корректной документации. Если я сталкиваюсь с каким-либо вопросом или нестандартной ситуацией, в Smartway есть специалисты по бухгалтерскому обслуживанию клиентов, поэтому всегда можно рассчитывать на помощь в подборе подходящего функционала».
Получите бесплатный доступ к сервису Smartway
